Альтернативой корпоративной бумажной почте НЛМК стала система электронного документооборота.
Промышленные предприятия России все чаще используют современные ИТ-инструменты для повышения эффективности своего бизнеса. Примером стала система электронного документооборота на Новолипецком металлургическом комбинате. Она реализована компанией КРОК с использованием бизнес-приложения, автоматизирующего 100 рабочих мест руководителей и секретарей.
Предприятие НЛМК занимает площадь порядка 25 кв. километров, здесь трудятся десятки тысяч сотрудников. Для доставки корреспонденции, а месячный объем документооборота здесь составляет более 20 тысяч документов, используется кольцевая почта, объезжающая все структурные подразделения один раз в день. Такая организация работы серьезно влияла на эффективность управленческой деятельности, что в условиях высокой конкуренции на металлургическом рынке, перестало устраивать руководство комбината.
Решением, позволяющим обеспечить единую регистрацию всех документов (каждое структурное подразделение на тот момент вело индивидуальный учет), сократить время создания документов и сроки контроля исполнения поручений, повысить эффективность операционного контроля, обеспечить сохранность и целостность данных, стал стартовавший в 2005 году проект по внедрению системы электронного документооборота. Выбор версии 5.3 платформы Documentum был обусловлен тем, что только она на сегодняшний день поддерживает серверную операционную систему Linux - корпоративный стандарт ИТ-службы НЛМК. В результате специалисты КРОК первыми в России реализовали систему электронного документооборота на базе Documentum под операционную систему Linux.
Анализ и стандартизация документооборота НЛМК позволили разработать систему классификации и структуризации документов, единые механизмы работы, включая создание документов и поручений, их поиск и отображение в требуемом формате. Созданное решение позволяет отслеживать статус обработки и выполнения поручений. Сохранность и доступность всех документов обеспечивается реализованными технологиями контроля доступа и резервирования.
Анатолий Хебнев, руководитель этого проекта в НЛМК, отмечает: «Система электронного документооборота стала эффективным инструментом для бизнеса предприятия. Её эксплуатация позволила в несколько раз сократить объемы операций, связанных с их регистрацией и поиском. Возможность контроля за ходом выполнения задач улучшила исполнительскую дисциплину на предприятии. Таким образом, поставленной задачи мы достигли и планируем увеличить число автоматизированных рабочих мест на НЛМК и распространить этот опыт на ряд дочерних предприятий комбината. Возможности масштабирования системы позволяют это сделать».
«В настоящее время от грамотного использования современных ИТ-инструментов напрямую зависит эффективность деятельности любого крупного бизнеса, его конкурентоспособность на рынке, – считает Иван Рубцов, заместитель генерального директора компании КРОК, - это отлично понимают управленцы промышленных предприятий, финансовой и энергетической отраслей. Именно поэтому внедрение систем электронного документооборота – один из важных этапов оптимизации деятельности современных организаций».
